Oletko saanut kunniatehtävän kartoittaa eri vaihtoehtoja kahvipalvelun tilaamiseksi työpaikallenne? Kahvi ei yleensä ole päällimmäisenä mielessä kenenkään työarjessa, mutta sen merkityksen huomaa usein vasta, kun juoma lakkaa maistumasta tai välineet eivät toimi niin kuin pitäisi.
Kahvipalvelun valinta ei ole mitätön päätös, joten eri palveluntarjoajat kannattaa kartoittaa ja kilpailuttaa huolella. Tämä opas on tehty sinulle, jos et ole kahviasiantuntija, mutta haluat hoitaa kilpailutuksen fiksusti ja valita oikein.
Vaihe 1: Miksi kahvipalvelu kilpailutetaan juuri nyt?
Kahvipalvelun kilpailutuksen laukaisee yksi kahdesta vaihtoehdosta: edessä on ensimmäisen kahvikoneen hankinta tai vanha sopimus on aika päivittää uuteen.
Kahvin menekkiin voivat vaikuttaa muun muassa henkilöstön kasvu tai uusiin tiloihin siirtyminen. Mitä pikimmiten tämä tarve tunnistetaan sen parempi, koska kahvipalvelun valikoimisessa ei kannata kiirehtiä tai hosua.
“Sopivan kahviautomaatin valinta riippuu ennen kaikkea työyhteisön koosta ja juomatoiveista.”
Vaihe 2: Kuka käyttää palvelua ja miten?
JOBmealin avainasiakaspäällikkö Heli Lehtiö kehottaa ennen palvelun valintaa pohtimaan, millä tavoin työpaikalla juodaan kahvia. “Kahvitauon määrittely on yksi tärkeimmistä asioista. Tulevatko kaikki samaan aikaan vai haetaanko kahvia pitkin päivää?” Lehtiö sanoo.
Tähän kysymykseen vastaaminen auttaa rajaamaan kahvikoneen valintaa jo vertailun alkuvaiheessa.
Kahvi voi kuitenkin olla paljon muutakin kuin vain arkista sumppia. Hyvään laitteeseen panostamalla työntekijöille ja asiakkaille voi tarjota laadukkaan suodatinkahvin lisäksi myös:
- Pavuista jauhettua espressoa
- Espressopohjaiset kahvijuomat, kuten cappuccino, cafe latte, flat white, espresso, cortado jne.
- Kylmät kahvijuomat
- Kaakaota
- Teetä
Lehtiö muistuttaakin, että yksi ja sama kahvi ei välttämättä ole kaikkien mieleen. Onneksi oikeanlaisella automaatilla kahvin voi säätää omaan makuun sopivaksi.
Koneen valmistamien juomien lisäksi tulee kiinnittää huomiota sen käyttökapasiteettiin: esimerkiksi pieni toimisto pärjää yksinkertaisemmalla ratkaisulla siinä missä vilkkaassa catering-ympäristössä kahvia tulee voida valmistaa nopeasti ilman märkää purujätettä.
Lataa ilmainen oppaamme kahviautomaatin hankintaan.
Vaihe 3: Mitä kahvipalvelu oikeasti sisältää?
Toimiva kahvipalvelu on lopulta loppukäyttäjälle melko tylsä, sillä kahvinsaanti ei keskeydy koskaan ja homma sujuu ennalta-arvattavasti. Kun kahvipalvelu toimii, käyttäjät ovat tyytyväisiä ja voivat jatkaa lempijuomiensa nauttimisesta.
Taustalla on kuitenkin useampi liikkuva osa, jotka yhdessä varmistavat ongelmattoman käyttökokemuksen. Ongelmat ratkaistaan nopeasti, jos laite esimerkiksi lakkaa toimimasta.
Kahvipalvelu kattaa sopimuksen laajuudesta riippuen:
- kahvikoneen
- kahvin ja muut tarvittavat raaka-aineet
- säännöllisen huollon ja puhdistuksen
- tuen ongelmatilanteissa
- opastuksen päivittäisessä käytössä
JOBmealin kahvipalvelu vastaa nopeasti ongelma- ja vikatilanteissa, jotta työpaikan kahvihetket eivät jää pitämättä. Etäseurantamme ehkäisee ongelmia ja saat avun vikatilanteissa alle 24 tunnissa kasvukeskuksissa.
Vaihe 4: Palvelumallit – täyspalvelu vai itse hoidettu?
Voit valita kahden selkeän palvelumallin väliltä tilatessasi kahvipalvelun JOBmealilta. Voit olla varma, että työpaikallasi juodaan jatkossa hyvää kahvia valinnastasi riippumatta:
- Täyspalvelumme on helppo ratkaisu, sillä huolehdimme laitteiden toimituksen, asennuksen, raaka-aineiden täytöt ja huollon puolestasi. Valitse täyspalvelu, kun haluat kahvipalvelun ilman keskeytyksiä ja kahvikoneen ylläpitoa.
- Osittaispalvelu on oikea valinta työpaikalle, jos olette valmiita näkemään vähän vaivaa laitteiden ylläpidosta, kuten papujen lisäämisestä. Palveluun kuuluu laitteiden ja kahvin lisäksi tekninen tuki sekä perehdytys ja käyttöohjeet. Tavallinen ylläpito ei kuitenkaan vaadi paljoa ja hoituu perehdytyksen jälkeen rutiinilla.
Sekä täys- että osittaispalvelu sisältää kuukausittaiset tarkastukset ja puhdistushuollot. Laitteet ovat JOBmealin omistuksessa, joten niiden käyttäminen on joustavampaa tilanteiden muuttuessa verrattuna siihen, että ostaisit laitteet omaksesi.
”JOBmealin kahviautomaateilla tarjoat laadukasta ja tasalaatuista kahvia, joka mukautuu työyhteisönne makuun.”
Vaihe 5: Millaista kahvia teillä juodaan?
Juodaanko työpaikallanne perinteistä suodatinkahvia vai haluatteko tehdä päivittäisistä kahvihetkistä astetta ylellisempiä? Tässä auttaa oikeanlainen kahviratkaisu, joita JOBmealilla on valittavanasi neljä:
- Aroma: Hyvä perusratkaisu, kun haluatte perinteistä suodatinkahvia tunnetuilta paahtimoilta.
- Barista: Sopii tiimeille, jotka haluavat perinteisen suodatinkahvin lisäksi maukkaat erikoiskahvit.
- Gourmet: Premium-tason kahviratkaisu, kun haluatte kahvilatasoisen kokemuksen myös työpaikalle.
- Green Line: Oikea valinta, kun haluatte panostaa entistä enemmän kestävyyteen ja sertifioituun kahviin.
Kahvikoneen valintaan vaikuttaa myös, millä tavalla haluatte kahvimaitonne: osassa koneista maito ja kaurajuoma valmistuvat jauheesta, hienoimmissa malleissa mukana on erillinen säiliö kylmälle maidolle ja kaurajuomalle. Lisäksi jauheesta valmistavan koneen oheen voi varata UHT-käsiteltyä maitoa tai kaurajuomaa, joka säilyy avaamattomana myös huoneenlämmössä.
Neljän eri kahviratkaisun lisäksi makutakuumme varmistaa, että olette aina tyytyväisiä kahviinne. Autamme löytämään juuri teille sopivan kahviautomaatin sekä oikeat raaka-aineet.
Vaihe 6: Kahvipalvelun hinta
Hintavertailussa tarkastelu voi rajoittua helposti vain laitteeseen tai sen vuokraan sekä kahvipapujen hintaan. Kahvipalvelun kustannuksissa on kuitenkin väliä, mitä kaikkea palvelu lopulta pitää sisällään.
Huomioi siis hintavertailussa ainakin nämä palvelun lopulliseen hintaan vaikuttavat tekijät:
- Koneen toiminnallisuudet ja juomavalikoima: Riittääkö teille hyvä peruskahvi vai kaipaatteko Premium-kahvikokemusta laajalla juomavalikoimalla?
- Kahvikoneen kustannukset: Mikä on laitteen tai laitteiden osuus palvelun hinnasta? Entä voitko ostaa kahvikoneen halutessasi omaksesi?
- Huollon säännöllisyys: Kuinka usein kahvikonetta tarvitsee huoltaa ja kuuluuko se sopimukseen?
- Tuki ongelmatilanteissa: Kuuluuko palvelun hintaan myös tuki ja kuinka nopeasti se on saatavilla?
- Joustot muutostilanteissa: Skaalautuuko kahvipalvelu yrityksen kasvaessa ja sen tarpeiden muuttuessa?
- Vastuullisuus: Ovatko laitteiden tai raaka-aineiden tuotannossa huomioitu ympäristö ja vastuullisuus?
Pelkkä kuukausihinta ei vielä kerro, mitä kahvipalvelu tulee todellisuudessa maksamaan. Kaksi samanhintaista ratkaisua voi erota merkittävästi siinä, kuinka paljon ne sitovat työyhteisön aikaa.
Eikä kyseessä ole pelkkä kuluerä, sillä työyhteisöllenne sopiva ratkaisu voi lopulta tuoda jopa säästöä. Esimerkiksi vain vähän hoitoa vaativa laite valmistaa juoman nopeasti ilman kahvinpurujen mittaamista ja täten vapauttaa aikaa merkityksellisempään työhön.
Lue lisää: Näin kahviautomaatti vapauttaa aikaa työhön
Vaihe 7: Maistelu ja kokeilu
Vaikka kaikki muu olisi kohdillaan, ei kahvipalvelua kannata valita sokkona – tai ainakaan ensin maistamatta. Kahvikone tulee olemaan päivittäin kovassa käytössä, joten sen valmistaman juoman laadusta on hyvä olla varmuus ennen lopullista valintaa.
“Makukysymyksistä on turha kiistellä – kahvin laatua on mahdoton todistaa muuten kuin kokeilemalla”, Lehtiö kertoo.
Kahvimaistelu eli cupping on loistava mahdollisuus osallistaa myös kahvikoneen loppukäyttäjät, kuten asiakkaat ja työntekijät. Jos maistelun päätteeksi porukassa on vain tyytyväisiä kahvinjuojia, voit turvallisin mielin ryhtyä miettimään palvelun laajuutta ja kahvikoneen mallia.
"Joskus tulee vastaan tilanteita, jolloin epäröidään automaattikahvin makua tai laatua, mutta maistelussa tai koekäytössä soraääniä tulee hyvin harvoin”, Heli Lehtiö kehuu.
Voit varata ajan kahvimestarimme vetämään maisteluun, jossa pääsette kokemaan erilaisten kahvijuomien erot porukalla. Lisäksi voitte koekäyttää JOBmealin kahviautomaattia maksutta. Mukana tulevat Arvid Nordquistin sertifioidut kahvipavut!
Tilaa kahviautomaatti koekäyttöön
Vaihe 8: Päätöksen vieminen eteenpäin organisaatiossa
Jos teet kilpailutusta isossa organisaatiossa, et todennäköisesti tee valintaa itse vaan perustelet sen päätöksentekijöille. Onneksi sinun ei tarvitse tietää kaikkea, kunhan osaat kysyä oikeat asiat palveluntarjoajalta.
Valmistaudu vastaamaan ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- Miksi meidän pitäisi valita juuri tämä vaihtoehto?
- Miksi ei halvin?
- Mitä kaikkea palveluun kuuluu kahvin ja laitteen lisäksi?
- Mitkä ovat kahvikoneen tekniset yksityiskohdat yleisellä tasolla?
- Vaatiiko kahvikoneen päivittäinen käyttö paljon resursseja työntekijöiltä?
- Onko loppukäyttäjiä kuultu ja mitä mieltä he ovat?
Ennen lopullista päätöstä ja palveluehdokkaiden esittelyä on hyvä kartoittaa myös sopimusehdot, kuten sopimuskauden pituus ja laskutukseen liittyvät seikat.
Tarkistuslista kahvipalvelun kilpailuttajalle
☐ Kuinka monta käyttäjää palvelulla on ja onko käyttäjämäärä ennakoitavissa?
☐ Onko kahviautomaatti vain henkilöstön vai myös asiakkaiden käytettävissä?
☐ Kuinka paljon kahvia kuluu päivässä / viikossa (arvio)?
☐ Minkälainen budjetti kahvikoneen hankintaan on?
☐ Sisältyykö huolto, varaosat ja päivitykset hintaan?
☐ Mitä kuukausihinta sisältää kahvikoneen ja raaka-aineiden lisäksi?
☐ Riittääkö perinteinen suodatinkahvi vai tarvitaanko muita juomia, kuten espressoa, maitokahvijuomia, kaakaota ja teetä?
☐ Onko kahvin vastuullisuudelle ja sertifioinneille erityisvaatimuksia?
☐ Halutaanko kahvikoneen täyttö ja puhdistus tehdä itse vai ulkoistaa palveluntarjoajalle?
☐ Kuinka monta laitetta tarvitaan?
☐ Voiko ratkaisua skaalata, jos käyttäjämäärä muuttuu?
☐ Ostetaanko kahvikone vai tuleeko se käyttöön leasing-sopimuksella tai vuokralle?
☐ Onko mahdollisuus maistella kahvia tai testata laitetta ennen sopimusta?
☐ Onko loppukäyttäjien toiveita huomioitu?